Bilingual Payroll Coordinator

Join a leading organization and advance your payroll career! Aplin is currently recruiting for a Bilingual Payroll Coordinator to join a busy centralized payroll team supporting operations across Canada, with a focus on the Quebec district.

This is a great opportunity for an experienced payroll professional with a strong background in hourly payroll, unionized environments, and collective agreements. The ideal candidate will have hands-on experience processing full-cycle payroll and applying complex union agreements in a fast-paced environment. Candidates with knowledge of Quebec payroll legislation and CCQ requirements are strongly preferred.

Location: Montreal or Ottawa
Work Arrangement: In-office

Compensation

• 80K to 95K based on experience and qualifications
• Annual/performance bonus

Benefits & Perks

• Benefits effective from day one
• Employee share program
• Pension matching currently up to 5%, increasing to 6% in January
• Monday to Friday, full-time position

Responsibilities

• Process full-cycle weekly payroll for hourly employees, with a focus on Quebec-based unionized employees.
• Interpret and apply collective agreement provisions related to wages, overtime, premiums, vacation, statutory holidays, and other employee entitlements.
• Apply relevant Quebec payroll regulations and CCQ requirements, where applicable, to ensure accurate and compliant payroll processing.
• Process new hires, terminations, transfers, and employee changes, including rate adjustments and changes to payroll deductions.
• Review and process time entries, attendance records, and employee hours, ensuring compliance with applicable collective agreements.
• Support the transition from paper time cards to electronic timekeeping.
• Process payroll remittances, deductions, benefits, union dues, and other payroll adjustments.
• Prepare T4s, Relevé 1s, and other year-end payroll reporting.
• Reconcile and remit payroll and union benefit liabilities.
• Ensure payroll complies with applicable legislation, Quebec payroll requirements, CCQ regulations, and collective agreements.
• Work closely with internal teams, employees, and union representatives to resolve payroll-related matters.
• Respond to payroll inquiries, investigate discrepancies, and provide timely resolutions.
• Maintain accurate and confidential payroll records and supporting documentation.

Qualifications

• Fluent in both written and spoken French and English is mandatory.
• Minimum 2 years of full-cycle payroll experience, ideally 5+ years.
• Experience processing hourly payroll in a high-volume environment.
• Experience with unionized payroll and interpreting collective agreements, ideally in Quebec.
• Knowledge of Quebec payroll legislation, deductions, benefits, remittances, and year-end reporting.
• Familiarity with CCQ requirements and experience applying collective agreement provisions are strongly preferred.
• Demonstrated experience applying union agreement provisions related to wages, overtime, premiums, vacation, and employee benefits.
• Experience processing union dues, benefit contributions, and other union-related payroll calculations is an asset.
• Strong attention to detail and problem-solving skills.
• Ability to work under tight deadlines in a fast-paced environment.
• PCP certification or working toward PCP is preferred.
• Experience with JD Edwards/JDE or Oracle payroll systems is an asset.

Joignez-vous à une organisation de premier plan et faites progresser votre carrière en paie! Aplin est actuellement à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice bilingue de la paie pour se joindre à une équipe centralisée très dynamique qui assure le traitement de la paie pour des activités partout au Canada, avec un accent particulier sur le district du Québec.

Il s’agit d’une excellente occasion pour un professionnel ou une professionnelle de la paie possédant une solide expérience du traitement de la paie horaire, des milieux syndiqués et de l’application des conventions collectives. La personne idéale possède une expérience pratique du traitement complet de la paie et de l’application de conventions collectives complexes dans un environnement où le rythme est soutenu. Une bonne connaissance de la législation québécoise en matière de paie et des exigences de la CCQ est fortement souhaitée.

Lieu : Montréal ou Ottawa
Mode de travail : En présentiel

Rémunération

• Salaire annuel de 80 000 $ à 95 000 $, selon l’expérience et les qualifications
• Prime annuelle ou au rendement

Avantages et autres conditions

• Assurance collective dès le premier jour
• Programme d’actionnariat des employés
• Cotisation de l’employeur au régime de retraite pouvant atteindre actuellement 5 %, et passant à 6 % en janvier
• Poste à temps plein, du lundi au vendredi

Responsabilités

• Assurer le traitement complet de la paie hebdomadaire des employés rémunérés à l’heure, en mettant l’accent sur les employés syndiqués du Québec.
• Interpréter et appliquer les dispositions des conventions collectives relatives aux salaires, aux heures supplémentaires, aux primes, aux vacances, aux jours fériés et aux autres droits des employés.
• Appliquer les règlements québécois pertinents en matière de paie et les exigences de la CCQ, s’il y a lieu, afin d’assurer un traitement exact et conforme de la paie.
• Traiter les embauches, les cessations d’emploi, les mutations et les changements aux dossiers des employés, notamment les ajustements salariaux et les modifications aux retenues sur la paie.
• Vérifier et traiter les feuilles de temps, les registres de présence et les heures travaillées afin d’assurer le respect des conventions collectives applicables.
• Participer à la transition des feuilles de temps papier vers un système électronique de gestion du temps.
• Traiter les remises de paie, les retenues, les avantages sociaux, les cotisations syndicales et les autres ajustements liés à la paie.
• Préparer les feuillets T4, les relevés 1 et les autres rapports de fin d’année relatifs à la paie.
• Effectuer les rapprochements et les remises liés aux charges de paie et aux obligations envers les régimes d’avantages sociaux syndicaux.
• Veiller à ce que la paie respecte la législation applicable, les exigences québécoises en matière de paie, les règlements de la CCQ et les conventions collectives.
• Collaborer étroitement avec les équipes internes, les employés et les représentants syndicaux pour résoudre les questions liées à la paie.
• Répondre aux demandes de renseignements, examiner les écarts et apporter des solutions dans les meilleurs délais.
• Tenir à jour des dossiers de paie exacts et confidentiels ainsi que la documentation justificative.

Qualifications

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit — exigence obligatoire.
• Au moins 2 ans d’expérience dans le traitement complet de la paie; 5 ans ou plus sont idéalement recherchés.
• Expérience du traitement de la paie horaire dans un environnement à volume élevé.
• Expérience de la paie en milieu syndiqué et de l’interprétation des conventions collectives, idéalement au Québec.
• Connaissance de la législation québécoise en matière de paie, des retenues, des avantages sociaux, des remises et des rapports de fin d’année.
• Bonne connaissance des exigences de la CCQ et expérience dans l’application des dispositions des conventions collectives fortement souhaitées.
• Expérience démontrée dans l’application des dispositions des conventions collectives concernant les salaires, les heures supplémentaires, les primes, les vacances et les avantages sociaux.
• Une expérience du traitement des cotisations syndicales, des contributions aux régimes d’avantages sociaux et d’autres calculs liés à la paie syndiquée constitue un atout.
• Grand souci du détail et solides aptitudes en résolution de problèmes.
• Capacité à respecter des échéances serrées dans un environnement où le rythme est soutenu.
• La certification PCP ou le fait d’être en voie de l’obtenir est souhaitable.
• Une expérience des systèmes de paie JD Edwards (JDE) ou Oracle constitue un atout.

At Aplin — together with our brands CompuStaff, Impact Recruitment, and Vantix Systems — we connect great people with great organizations across North America. We believe diverse teams build stronger companies, and we welcome applicants from all backgrounds, experiences, and perspectives. We use AI tools to assist in a fair and efficient matching process, helping our recruiters connect the right people with the right opportunities. To be considered, applicants must be legally entitled to work in Canada, including holding any required permits. Our recruitment services are always free for job seekers. Accommodation is available upon request throughout all stages of the recruitment process.