Executive Assistant

Executive Assistant

Share This Job

Montreal, Quebec

Office Professionals

Permanent

02/12/2024

211149

Rejoignez un employeur de premier plan et faites progresser votre carrière. Aplin s'est associé à une entreprise basée à Montréal pour embaucher un Adjoint Exécutif!

Responsabilités:
  • Gérer les horaires des dirigeants, notamment en organisant des réunions, des rendez-vous et des itinéraires de voyage.
  • Agir comme agent de liaison entre les dirigeants et les autres membres de l'équipe, les clients et les partenaires externes.
  • Coordonner et préparer le matériel pour les réunions, les présentations et les conférences.
  • Gérer la correspondance, les courriels et les appels téléphoniques en français et en anglais.
  • Traduisez des documents, des courriels et d’autres communications entre le français et l’anglais.
  • Effectuer des recherches et compiler les données nécessaires pour les rapports et les présentations.
  • Maintenir la confidentialité et la discrétion dans le traitement des informations sensibles.
  • Participer à diverses tâches administratives, telles que le classement, les notes de frais et l'organisation du bureau.
  • Hiérarchisez et gérez plusieurs tâches et projets simultanément pour respecter les délais.
Qualifications:
  • Maîtrise du français et de l'anglais, avec d'excellentes compétences en communication écrite et verbale dans les deux langues.
  • Expérience antérieure en tant qu'assistante de direction ou dans un rôle administratif similaire.
  • Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office et d'autres applications logicielles pertinentes.
  • Capacité à travailler de manière indépendante et à anticiper de manière proactive les besoins des dirigeants.
  • Attitude professionnelle et capacité à représenter les dirigeants de manière positive et professionnelle.
  • Flexibilité pour s'adapter aux priorités changeantes et travailler dans un environnement en évolution rapide.
  • Discrétion et intégrité dans le traitement des informations confidentielles.
  • Baccalauréat ou expérience équivalente souhaitée.
Join a top employer and advance your career. Aplin has partnered with a Montreal based company to hire a Executive Assistant!

Responsibilities:
  • Manage executive schedules, including arranging meetings, appointments, and travel itineraries.
  • Act as a liaison between executives and other team members, clients, and external partners.
  • Coordinate and prepare materials for meetings, presentations, and conferences.
  • Handle correspondence, emails, and phone calls in both French and English.
  • Translate documents, emails, and other communications between French and English.
  • Conduct research and compile data as needed for reports and presentations.
  • Maintain confidentiality and discretion in handling sensitive information.
  • Assist with various administrative tasks, such as filing, expense reports, and office organization.
  • Prioritize and manage multiple tasks and projects simultaneously to meet deadlines.
Qualifications:
  • Fluency in both French and English, with excellent written and verbal communication skills in both languages.
  • Previous experience as an executive assistant or in a similar administrative role.
  • Strong organizational skills and attention to detail.
  • Proficiency in Microsoft Office Suite and other relevant software applications.
  • Ability to work independently and proactively anticipate the needs of executives.
  • Professional demeanor and ability to represent executives in a positive and professional manner.
  • Flexibility to adapt to changing priorities and work in a fast-paced environment.
  • Discretion and integrity in handling confidential information.
  • Bachelor's degree or equivalent experience preferred.


We are an award-winning employment agency that finds top talent for exceptional organizations across North America. There are no fees to apply for our jobs or engage with our recruiters to find a new career. Companies hire us to help them grow their teams. All applicants must be legally entitled to work in Canada. This includes having proper documentation, such as a work permit.

Easily manage your email preference and unsubscribe at any time. Aplin does not share your personal data with any third party, and our recruiters do not present your resume to any of our clients without first obtaining your permission.