Contracts Administrator

Contracts Administrator

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Montréal - Nord, Quebec

Office Professionals

Permanent

02/08/2024

211130

Join a top employer and advance your career. Aplin has partnered with an exciting Montreal-based company to hire a Contracts Administrator! 

If you are bilingual, tech-savvy, business oriented, have an interest in law and innovation, possess excellent attention to detail, please apply below for a permanent, exciting opportunity with a wonderful organization.

Job Responsibilities:
  • Draft contracts, providing billing services, legal inquiries, reviewing contract terms and contract amendments using standardized templates
  • Maintain and ensure accurate contract information in relevant database systems
  • Ensure adherence to Contracts Policy and Guidelines during contract administration work
  • Generate regular monthly and one-time client invoices, ensuring accuracy of billing information and adherence to contract terms
  • Enter invoices into the financial system and submit them to clients via email or various client databases
  • Act as the point of contact for client invoicing inquiries and information requests
  • Monitor customer accounts for timely payments, collaborate with Project Managers to collect overdue client invoices when necessary
  • Identify and communicate billing discrepancies or invoicing errors, proposing process improvements
  • Perform due diligence activities, including obtaining insurance certificates, WCB certificates, and relevant corporate searches
  • Collaborate with the Contract Administration Team Lead to provide recommendations, draft non-standard terms, and negotiate non-standard agreements
  • Conduct research to support risk assessment and negotiations
  • Communicate regularly with Managers, Legal Counsel, and Insurance Agents to assess contract risk and ensure compliance
  • Ensure proper review, execution, and approval of contracts by authorized signatories
  • Review Notices and Disclaimers for accurate reflection of contract terms
  • Notify current clients of rate schedule updates for each new fiscal year
  • Assist in the preparation of bid packages
  • Provide backup support for various Office Administration Team tasks, including reception coverage, MSDS Database updates, and other general office duties
Qualifications and Experience:
  • Legal Assistant Certificate or Diploma or Bachelor’s Degree (e.g., Business or Arts)
  • Must be bilingual (English/French)
  • Minimum of 2 - 4 years of related administrative work experience is an asset
  • Experience in contract law within a corporate/commercial setting, contracts administration, and procurement
  • Self-starter with strong initiative, adaptability, and the ability to prioritize tasks to meet deadlines
  • Strong business judgment and some experience in negotiating contracts
  • Advanced computer skills in Microsoft Office, especially Excel
  • Excellent verbal and written communication skills, along with strong proofreading, editing, and formatting skills
  • Proven customer service experience in dealing with colleagues and clients in a highly professional manner


Devenez un employé de choix et faites progresser votre carrière. Aplin s'est associé à une entreprise passionnante basée à Montréal pour recruter un administrateur de contrats !

Si vous êtes bilingue, adepte de la technologie, orienté vers les affaires, avez un intérêt pour le droit et l'innovation, et possédez une excellente attention aux détails, veuillez postuler ci-dessous pour une opportunité permanente et passionnante au sein d'une organisation formidable.

Responsabilités professionnelles:
  • Rédiger des contrats, fournir des services de facturation, répondre aux demandes juridiques, examiner les termes des contrats et les amendements contractuels à l'aide de modèles normalisés.
  • Maintenir et assurer l'exactitude des informations contractuelles dans les systèmes de base de données pertinents.
  • Veiller au respect de la politique et des lignes directrices en matière de contrats lors du travail d'administration des contrats.
  • Générer des factures mensuelles régulières et ponctuelles pour les clients, en veillant à l'exactitude des informations de facturation et au respect des termes du contrat.
  • Saisir les factures dans le système financier et les soumettre aux clients par e-mail ou via diverses bases de données clients.
  • Agir en tant que point de contact pour les demandes d'information et les questions sur la facturation des clients.
  • Surveiller les comptes clients pour les paiements en temps voulu, collaborer avec les chefs de projet pour récupérer les factures en retard des clients si nécessaire.
  • Identifier et signaler les divergences de facturation ou les erreurs de facturation, en proposant des améliorations de processus.
  • Effectuer des activités de due diligence, notamment l'obtention de certificats d'assurance, de certificats de la CSPAAT et de recherches corporatives pertinentes.
  • Collaborer avec le chef de l'équipe d'administration des contrats pour formuler des recommandations, rédiger des clauses non standards et négocier des accords non standards.
  • Effectuer des recherches pour étayer l'évaluation des risques et les négociations.
  • Communiquer régulièrement avec les gestionnaires, les avocats et les agents d'assurance pour évaluer les risques contractuels et assurer la conformité.
  • Veiller à l'examen, à l'exécution et à l'approbation appropriés des contrats par les signataires autorisés.
  • Examiner les avis et les clauses de non-responsabilité pour refléter correctement les termes du contrat.
  • Informer les clients actuels des mises à jour du barème tarifaire pour chaque nouvel exercice fiscal.
  • Aider à la préparation des dossiers d'appel d'offres.
  • Fournir un soutien de secours pour diverses tâches de l'équipe d'administration du bureau, notamment la couverture de la réception, les mises à jour de la base de données des fiches de données de sécurité et d'autres tâches générales de bureau.

Qualifications et expérience:
  • Certificat ou diplôme d'assistant juridique ou baccalauréat (par exemple, en affaires ou en arts). Doit être bilingue (anglais/français).
  • Minimum de 2 à 4 ans d'expérience professionnelle administrative connexe est un atout.
  • Expérience en droit des contrats dans un contexte commercial/entreprise, en administration des contrats et en approvisionnement.
  • Débrouillard avec une forte initiative, une adaptabilité et la capacité de prioriser les tâches pour respecter les délais.
  • Bon jugement commercial et une certaine expérience dans la négociation de contrats.
  • Compétences informatiques avancées en Microsoft Office, notamment Excel.
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite, ainsi que de solides compétences en relecture, édition et mise en forme.
  • Expérience avérée du service à la clientèle dans le traitement des collègues et des clients de manière très professionnelle.



















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