Senior Invoice Management Analyst

Senior Invoice Management Analyst

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Montreal, Quebec

Accounting & Finance

Permanent

06/06/2024

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oin a top employer and advance your career. Our client, a leader in their field, has partnered with Aplin to hire a Senior Invoice Management Analyst for a permanent position based in Montreal, Québec.

Benefits & Perks:
  • Please note, that this will be a hybrid role (3 days on-site, 2 days remote).
  • Benefits after three months.
Responsibilities:
  • Prepare accruals, prepaid expenses accounting schedules to be processed by the Accounts Payable Department on the perimeter covered.
  • Process GIT invoices: obtain approval from the managers responsible for the expenses, control the proper delegation of power allowing managers to approve the expenses, and prepare the accounting schedule for Accounts Payable to account for the expenses (accruals, expenses, prepaid expenses).
  • Prepare wire instructions, obtain appropriate approval before transferring for payment to the Accounts Payable department.
  • Manage reporting of expenses in the GIT-specific tools as per internal policies and procedures.
  • Assist with vendor inquiries and with resolution of billing disputes.
  • Provide expense monitoring reports and perform reconciliations.
  • Handle inquiries regarding vendor payment histories and open items.
  • For all IT expenses engaged based on purchase orders in Oracle Purchasing, control the reception of services and goods, check the accuracy of invoices, ensure appropriate accounting schemes prepare payment instructions, and obtain approval from appropriate managers before requesting payments to Accounts Payable.
Qualifications:
  • Bachelor's Degree in Accounting/ Finance, or a related field.
  • MS Office Suite with a strong proficiency in Excel.
  • Experience in accounts payable, including invoice processing and accounting (accruals, prepays, and fixed assets).
  • Customer service-oriented and quick responsiveness.
  • Ability to multi-task and work independently while under pressure.
  • Strong follow-up and organizational skills with an attention to detail.
  • Strong verbal and written communication skills.

Joignez-vous à un employeur de choix et faites progresser votre carrière. Notre client, un leader dans son domaine, s'est associé à Aplin pour embaucher un Analyste Principal en Gestion des Factures pour un poste permanent basé à Montréal, Québec.

Avantages et Privilèges :
  • Veuillez noter qu'il s'agira d'un rôle hybride (3 jours sur site, 2 jours à distance).
  • Avantages après trois mois.
Responsabilités :
  • Préparer les provisions, les calendriers de comptabilité des dépenses payées d'avance à traiter par le service des comptes fournisseurs pour le périmètre couvert.
  • Traiter les factures GIT : obtenir l'approbation des gestionnaires responsables des dépenses, contrôler la bonne délégation de pouvoir permettant aux gestionnaires d'approuver les dépenses, et préparer le calendrier comptable pour que les comptes fournisseurs comptabilisent les dépenses (provisions, dépenses, dépenses payées d'avance).
  • Préparer les instructions de virement, obtenir l'approbation appropriée avant de transférer pour paiement au service des comptes fournisseurs.
  • Gérer la déclaration des dépenses dans les outils spécifiques GIT selon les politiques et procédures internes.
  • Aider avec les demandes de renseignements des fournisseurs et la résolution des litiges de facturation.
  • Fournir des rapports de suivi des dépenses et effectuer des rapprochements.
  • Traiter les demandes de renseignements concernant l'historique des paiements des fournisseurs et les éléments ouverts.
  • Pour toutes les dépenses IT engagées sur la base de bons de commande dans Oracle Purchasing, contrôler la réception des services et des biens, vérifier l'exactitude des factures, assurer les schémas comptables appropriés, préparer les instructions de paiement, et obtenir l'approbation des gestionnaires appropriés avant de demander les paiements aux comptes fournisseurs.
Qualifications :
  • Baccalauréat en comptabilité/finance ou dans un domaine connexe.
  • Suite MS Office avec une forte maîtrise d'Excel.
  • Expérience dans les comptes fournisseurs, y compris le traitement des factures et la comptabilité (provisions, prépaiements et immobilisations).
  • Orientation service client et réactivité rapide.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler de manière autonome sous pression.
  • Solides compétences organisationnelles et de suivi avec une attention aux détails.
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite.


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