Office and Premises Manager

Office and Premises Manager

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Montreal, Quebec

Office Professionals

Permanent

03/28/2024

211516

Join a top employer and advance your career. Aplin has partnered with a Montreal, QC-based company to hire an Accounting Manager. This will be a permanent opportunity. Please note, this will be a hybrid 3 times a week in the office / 2 days remote.
 
The Office and Premises Manager will be responsible for overseeing the efficient operation and maintenance of the company's office space and facilities. This role involves managing various aspects of office administration, facilities management, and vendor relationships to ensure a safe, productive, and well-maintained work environment.

Responsibilities:
  • Office Administration:
    • Manage day-to-day office operations, including reception, mail distribution, and office supplies procurement.
    • Coordinate office moves, seating arrangements, and workspace allocations as needed.
    • Implement and enforce company policies and procedures related to office security, health, and safety.
  • Facilities Management:
    • Oversee the maintenance and cleanliness of the office premises, including common areas, restrooms, and meeting rooms.
    • Schedule and supervise repairs, maintenance, and renovations as required, coordinating with external contractors and service providers.
    • Monitor building systems (e.g., HVAC, plumbing, electrical) to ensure optimal performance and address any issues promptly.
  • Health and Safety Compliance:
    • Conduct regular inspections to identify potential hazards and ensure compliance with health and safety regulations and building codes.
    • Develop and maintain emergency response plans and procedures, including evacuation drills and first-aid provisions.
    • Ensure that fire prevention equipment, alarms, and other safety systems are in working order.
  • Vendor Management:
    • Source and negotiate contracts with vendors for services such as cleaning, security, landscaping, and waste disposal.
    • Review vendor performance, resolve issues, and ensure adherence to service level agreements and budgetary constraints.
    • Manage vendor relationships and maintain accurate records of contracts, invoices, and payments.
  • Budget and Expense Management:
    • Prepare and manage the office and premises budget, including forecasting expenses and identifying cost-saving opportunities.
    • Monitor expenditures, track variances, and report on budget performance to management as needed.

Qualifications:
  • Bachelor’s Degree in Business Administration, Facilities Management, or related field (or equivalent experience).
  • Minimum of 3 years of experience in office management or facilities management role.
  • Strong organizational and multitasking skills, with attention to detail.
  • Excellent communication and interpersonal skills.
  • Proficiency in Microsoft Office suite and facilities management software (e.g., CMMS).
  • Knowledge of health and safety regulations and building codes.
  • Ability to work independently and prioritize tasks in a dynamic environment.

Rejoignez un employeur de premier plan et faites avancer votre carrière. Aplin s'est associé à une entreprise basée à Montréal, au Québec, pour recruter un Responsable Comptable. Il s'agit d'une opportunité permanente. Veuillez noter que cela sera hybride, 3 jours par semaine au bureau / 2 jours en télétravail.
Le Responsable des bureaux et des installations sera chargé de superviser le fonctionnement efficace et l'entretien des espaces de bureau et des installations de l'entreprise. Ce rôle implique de gérer divers aspects de l'administration des bureaux, de la gestion des installations et des relations avec les fournisseurs pour garantir un environnement de travail sûr, productif et bien entretenu.

Responsabilités:

Administration des bureaux:
  • Gérer les opérations quotidiennes du bureau, y compris l'accueil, la distribution du courrier et l'approvisionnement en fournitures de bureau.
  • Coordonner les déménagements de bureau, les aménagements de sièges et les allocations d'espace de travail au besoin.
  • Mettre en œuvre et faire respecter les politiques et procédures de l'entreprise liées à la sécurité, à la santé et à la sécurité au travail.
Gestion des installations:
  • Superviser l'entretien et la propreté des locaux du bureau, y compris les espaces communs, les toilettes et les salles de réunion.
  • Planifier et superviser les réparations, l'entretien et les rénovations si nécessaire, en coordonnant avec les entrepreneurs externes et les prestataires de services.
  • Surveiller les systèmes du bâtiment (par exemple, HVAC, plomberie, électricité) pour garantir des performances optimales et intervenir rapidement en cas de problème.
Conformité à la santé et à la sécurité:
  • Effectuer des inspections régulières pour identifier les risques potentiels et garantir la conformité aux réglementations en matière de santé et de sécurité et aux codes du bâtiment.
  • Élaborer et maintenir des plans et procédures d'intervention d'urgence, y compris les exercices d'évacuation et les dispositions de premiers secours.
  • S'assurer que l'équipement de prévention des incendies, les alarmes et autres systèmes de sécurité sont en état de fonctionnement.
Gestion des fournisseurs:
  • Sourcing et négociation de contrats avec des fournisseurs pour des services tels que le nettoyage, la sécurité, l'aménagement paysager et l'élimination des déchets.
  • Examiner les performances des fournisseurs, résoudre les problèmes et veiller au respect des accords de niveau de service et des contraintes budgétaires.
  • Gérer les relations avec les fournisseurs et tenir des registres précis des contrats, des factures et des paiements.
Gestion du budget et des dépenses:
  • Préparer et gérer le budget des bureaux et des installations, y compris la prévision des dépenses et l'identification des opportunités d'économies.
  • Surveiller les dépenses, suivre les écarts et rendre compte de la performance budgétaire à la direction au besoin.

Qualifications:

  • Diplôme universitaire en administration des affaires, en gestion des installations ou dans un domaine connexe (ou expérience équivalente).
  • Minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle de gestion de bureau ou de gestion des installations.
  • Solides compétences organisationnelles et de multitâche, avec souci du détail.
  • Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels de gestion des installations (par exemple, CMMS).
  • Connaissance des réglementations en matière de santé et de sécurité et des codes du bâtiment.
  • Capacité à travailler de manière indépendante et à hiérarchiser les tâches dans un environnement dynamique.





















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